Pleamar Membresías
Los socios de tenis, gimnasio o instalaciones caben de sobra en una hoja — y ahí siguen. El problema nunca fue guardarlos: es que una hoja no puede avisar de que treinta vigencias vencen este mes, ni enseñar que el padrón lleva dos años vaciándose.
El punto de partida
En una hoja, «activo» o «vencido» es una columna que alguien escribe. Tarde o temprano dice activo junto a una fecha que ya pasó, y a partir de ahí nadie sabe cuál de las dos manda — normalmente se descubre en la puerta, con el socio delante.
Aquí no existe esa columna. El estatus sale de la vigencia, y la vigencia sale de los periodos pagados: nadie la teclea, tampoco desde el panel. Una membresía nueva nace sin vigencia, que es la verdad, y la gana cuando se le registra el cobro que la justifica.
Cómo está hecho
Quien paga el año por adelantado no genera doce cobros: genera uno que cubre doce meses. En una hoja ese pago se unta —el mismo folio y el mismo importe repetidos en doce celdas— y cualquier reporte multiplica ese ingreso por doce. El error es invisible, porque celda por celda todo se ve bien.
Cada tarifa guarda desde cuándo rige, por qué y quién la autorizó. Los clubes acumulan excepciones —descuentos negociados, cortesías, precios heredados— y en una columna solo sobrevive el último. Saber qué se le cobraba a un socio hace dos años y con qué motivo es la mitad del valor de conservar el histórico.
Un cálculo no distingue al que avisó que se iba del que simplemente dejó de pagar, y esa diferencia es toda la lista de recuperación. Mientras nadie marque la baja, un vencido sigue siendo una oportunidad y aparece como tal.
Qué incluye
La lista se ordena por fecha de vencimiento, no por número de socio. Ordenada por número sería una hoja de cálculo con permisos; ordenada así, lo urgente está arriba.
Una membresía puede cubrir a varias personas, con su cupo. Cada una con su nombre, su fecha de nacimiento y su foto — porque en la puerta hay que identificar a quien entra, no a quien firmó el contrato.
Cada pago con su rango de fechas, su importe congelado y su folio. Y las cortesías o reposiciones por un cierre de instalaciones se registran como lo que son: extienden la vigencia sin fingir que hubo un cobro.
Precio de lista por tipo de membresía y por plazo — mensual, trimestral, anual—, porque el anual no es doce veces el mensual. Al dar de alta una tarifa se precarga, y cambiarla obliga a escribir el motivo.
Se propone el siguiente del talonario y quien captura lo confirma contra el papel que tiene en la mano. Si el número se sale del bloque entregado, avisa el día que se teclea y no meses después al cuadrar.
Dos listas que ninguna hoja puede dar sola: a quién hay que llamar ya —con los días de aviso de cada tipo de membresía—, y quiénes se cayeron sin darse de baja, que son los que todavía se pueden recuperar.
El reporte
Un anual se cobra entero en un mes y se gana en doce. Sumando solo lo cobrado, enero parece récord y los once meses siguientes, un desastre.
Los ingresos de cada mes en sus dos lecturas —lo que entró a caja y lo que de verdad corresponde a ese mes—, también por tipo de membresía.
Vigentes al cierre de cada mes, altas, renovaciones, bajas y caídas sin baja. Y los pagos con su folio para cuadrar contra el talonario, con el que se sale del rango en rojo.
Lo que se pierde al mes por los caídos sin baja, con la cuota de su última tarifa y los más recientes arriba — que son los que se recuperan con una llamada. Cada sección sale a Excel con los acentos intactos.
La tarjeta
En muchos clubes la credencial se arma a mano en un programa de presentaciones: una diapositiva por socio, editada cada vez, y nadie sabe cuál de las versiones que circulan es la vigente. Aquí sale del padrón, con el logotipo del hotel, la foto de cada persona —en una familiar, cada tarjeta dice quién es— y el texto legal, varias por hoja y lista para recortar.
Y no lleva la vigencia impresa, que obligaba a rehacer el plástico en cada pago. El frente dice «Socio desde»; el reverso lleva un código QR —la misma dirección cabe en una etiqueta NFC— que consulta el estado en el momento de leerlo.
Emitir e imprimir son la misma acción, a propósito: imprimir una tarjeta es emitirla, y al reponerla la anterior deja de abrir nada — que es lo que hace que cobrar una reposición signifique algo. Antes de imprimir avisa de lo que falta: quién va sin foto y quién no tiene ningún pago registrado.
El acceso
Quien atiende el acceso escanea la tarjeta y ve el veredicto junto con la foto de esa persona, no la del titular del contrato. Registra entradas y salidas, y a un socio vencido lo deja pasar solo con una autorización escrita, que queda en el registro. Seguridad tiene su propio rol para eso.
El socio que escanea su propia tarjeta con el teléfono ve su estado —sin foto—, y si está por vencer puede renovar por WhatsApp desde ahí mismo.
Con Pleamar Mensajería
Con el módulo de mensajería, el padrón escribe. Plantillas del hotel para el vencimiento, el vencido, la recuperación, el cumpleaños y las promociones, por correo —a nombre del hotel, con las respuestas llegando a su concierge— o por WhatsApp con el mensaje ya escrito.
El texto final se ve y se corrige antes de salir, un borrador con huecos sin rellenar no sale, y cada envío queda registrado: a quién, qué y cuándo.
La tarjeta digital viaja por el mismo camino: el correo lleva el QR dentro del mensaje —para enseñarlo en la puerta sin abrir nada y sin señal— y un PDF con frente y reverso para quien la quiera en papel.
Mensajería se contrata aparte, y membresías no la necesita: sin ella, el aviso sigue en pantalla. Es un módulo del hotel entero, no de este — está hecho para que los demás lo usen igual. Ver Pleamar Mensajería →
Cómo encaja
Membresías no depende de ningún otro módulo ni necesita el PMS: el socio de un club no es un huésped hospedado. Se contrata por su cuenta y lo opera quien ya atiende ese mostrador.
El talonario de folios, en cambio, es del hotel entero y no de este módulo: el mismo bloque que entrega el área de ingresos lo consumen las membresías y las áreas que vengan después. Por eso el sistema sabe qué folios se han gastado sin obligar a nadie a llevar una segunda libreta.
Contacto
La demostración se hace con sus socios y sus tarifas. Cargar el archivo actual suele contestar de entrada la pregunta que nadie tenía a mano: cuántos vigentes quedan, y cuántos había hace dos años.