Pleamar Activos
Los equipos de un hotel viven en hojas de cálculo: una por departamento, cada una con sus columnas. Sirven para anotar. No sirven para preguntar.
El punto de partida
Radios, computadoras, tarjetas de acceso, herramienta. Cada área lleva su archivo, con su formato, y ninguno contesta lo que de verdad se pregunta: qué tiene la persona que se va mañana, qué equipo lleva ocho meses «en reparación», qué licencia vence este mes.
No es falta de disciplina. Es que en una hoja el estado es una columna que alguien teclea, y una columna tecleada se desincroniza del hecho que la cambió: el radio se presta un viernes por la tarde y la celda se actualiza el lunes, o no se actualiza.
Cómo está hecho
Lo único que se captura son movimientos —asignar, prestar, mandar a reparación, mantenimiento, daño, extravío, baja—. Quién lo tiene y en qué condición está son la consecuencia de ese libro, no dos campos aparte que alguien deba acordarse de mover. Y se pueden reconstruir enteros desde cero en cualquier momento, así que una duda sobre el inventario se resuelve recalculándolo.
Los archivos con los que arranca un hotel traen datos vencidos: asignaciones a gente que ya no está, tarjetas caducadas hace año y medio. Presentarlos como verdad daría un sistema equivocado el día uno, así que entran marcados y los promueve una persona. Lo que el importador no puede cuadrar va a una bandeja de incidencias, no se descarta en silencio.
Es la tentación evidente —el archivo de origen suele traerlas en claro— y el importador ignora esa columna a propósito. De una licencia se guarda dónde está la clave, no la clave. Un inventario no es un llavero, y volverlo uno cambia por completo lo que cuesta que se filtre.
Qué incluye
Categoría, modelo, serie, número económico, área, propiedad y costo. Con sus documentos —factura, garantía, acta— colgando de la propia ficha.
Toda la vida del equipo en orden, con fecha, motivo y quién lo registró. Es el expediente que se consulta cuando hay que explicar una pérdida o justificar una compra.
Quien recibe un equipo firma con el dedo o un lápiz, y el acta queda sellada: la firma va atada a lo que dice el papel, así que si algo cambia después, se nota. El PDF vive dentro del sistema, para que el respaldo se lo lleve.
Tablero por área con lo que toca y lo que ya se pasó de fecha, y programación en lote: veinte equipos del mismo modelo se agendan de una vez, no uno por uno.
Puestos contratados frente a instalados, proveedor y vencimiento, con aviso cuando una licencia se está usando en más equipos de los que cubre.
No se empieza de cero: se cargan los archivos actuales, cada uno con su formato. Lo que entra queda marcado como pendiente de verificar, y lo dudoso se lista para revisarlo.
La pregunta que lo justifica
Un radio, una tarjeta que abre puertas, quizá una computadora. Hoy eso se pregunta por radio y se contesta de memoria, departamento por departamento, el mismo día en que la persona ya se fue.
Con el libro de movimientos es una pantalla: todo lo que está a su nombre, con la fecha en que lo recibió y el acta que firmó. Y lo que no devuelva deja de ser una sospecha para ser un dato con respaldo.
Cómo encaja
Activos no depende de ningún otro módulo: un hotel puede llevar su inventario de equipos sin dar una sola cena, y sin conectar su PMS. Tampoco necesita el servidor en la propiedad — si el enlace se cae, la entrega de un radio se anota diez minutos después y no pasa nada. Esa es justo la diferencia con el comedor.
Y quien lo opera no tiene por qué entrar al panel: el tenedor de un equipo no es un usuario del sistema. Un ama de llaves con doce tarjetas se registra como quien es, sin darle de alta una cuenta que nunca va a usar.
Contacto
La demostración se hace cargando sus archivos, con sus áreas y sus equipos — incluidas las filas que no cuadran, que suelen ser la parte interesante.